Starta en förening

1. Vad är en ideell förening?

Ni har bestämt er för att skapa en förening – grattis!

En ideell förening är en demokratisk organisation som skapas med ett ideellt ändamål där föreningens verksamhet utförs ideellt. Det innebär kort och gott att man inte kan ta ut vinst ur en ideell förening, då är syftet inte längre ideellt. Ideella organisationer får ha anställda, köpa in utrustning, och göra det som krävs för att verksamheten skall fortsätta löpa. Givetvis finns det även saker som ideella föreningar inte får göra, men så länge syftet och verksamheten är ideell så är det svårt att gå fel.

Föreningar består av medlemmar och det är medlemmarna som har rösträtt i föreningen. Medlemmarna utser varje år på årsmötet en styrelse som skall ta hand om och leda föreningen framåt. Styrelsen kan i teorin vara hur stor som helst, men oftast ligger de flesta ideella styrelser på mellan 3 och 7 ledamöter (folkvalda styrelsemedlemmar). Styrelsen är alltså till för att utföra det som hela föreningen har bestämt ska vara fokus på årsmötet där budget och verksamhetsplan bestäms.

Det är även på årsmötet som medlemmarna får en full genomgång av vad som har hänt det föregående verksamhetsåret, tiden sedan det föregående årsmötet. Då ska styrelsen presentera historik i form av verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse och även ett revisionsberättelse. Har styrelsen inte begått något allvarligt fel eller olagligt, så får de avgående medlemmarna ansvarsfrihet för det gångna året.

2. Nybildningsmötet

Nu behöver ni bestämma vilka som skall vara med i föreningen och vilka roller ni ska ha. I en förening behöver man oftast ha tre roller:

a) Ordförande – Ordföranden är den ledande personen i styrelsen som under möten ser till så att ni följer mötets struktur och att alla får prata – alltså att bokstavligen ”föra ordet”. Oftast är ordföranden i föreningen någon som verkligen brinner för det ni ska göra och är limmet som får er grupp att fungera. Det är även bra om personen som blir ordförande kan vara er talesperson utåt när ni ska marknadsföra det ni gör i media, eller när andra föreningar/intressenter vill prata med er.

b) Sekreterare – Sekreteraren är personen som under möten ser till så att alla möteshandlingar finns på plats i god tid, skriver mötesprotokoll, och håller ordning på föreningens handlingar. Det är fördelaktigt om sekreteraren är en person som har god ordning och gillar att skriva. Extra bra om personen kan skriva mötesanteckningar eller protokollföra snabbt, då sparar ni mycket tid.

c) Kassör – Kassören är ekonomiskt ansvarig i styrelsen och sköter föreningens konto. Kassören har insikt i hur er budget ligger till och har oftast tillsammans med ordföranden rätten att teckna firman. Kassören får också ansvaret att sköta bokföringen så att ni på årsmötet kan visa för era medlemmar hur pengarna ni har fått in har spenderats.

d) Revisor – Eftersom att styrelsen får sin beslutanderätt från årsmötets mandat behöver det finnas en roll som kan ge medlemmarna på årsmötet en granskande blick in i styrelsens arbete. Revisorn granskar det som styrelsen sammanställer för årsmötet och gör ett särskilt utlåtande (revisionsberättelse) om styrelsen har jobbat enligt den antagna verksamhetsplanen och budgeten. Viktigt här är att revisorn absolut helst inte skall ha någon relation till medlemmarna i styrelsen utan skall verka oberoende och för medlemmarnas bästa.

e) Vad ni vill! – Det trevliga med föreningsformen är att ingen stoppar er för att göra nästan lite precis som ni vill. Vill ni ha en officiell vice ordförande så är det inga konstigheter. Samma sak med allt ifrån områdesansvariga, maskotar, eller kanske till och med en fanbärare? Oavsett rollerna så bestämmer Ni i föreningen hur ni organiserar er själva. Det är den demokratiska principen som styr i föreningslivet.

När ni bildas så behöver ni föra ett nybildningsprotokoll. Exempel på nybildningsprotokoll och en mall som ni själva lätt kan följa hittar ni i vår dokumentbank. Nybildningen räknas även som föreningens första årsmöte.

OBS! Det är oftast krav från banker och Skatteverket att protokoll signeras med bläckpenna på riktigt papper för att utgöra en originalhandling. E-signaturer accepteras inte alltid, vilket kan fördröja viktiga processer för er. Se därför till att ha nybildningsmötet fysiskt om ni har möjlighet – det kommer att spara er tid.

3. Stadgar

Alla organisationer behöver ha regler som styr dem. För föreningsformen så styr föreningens stadgar vad föreningen skall fokusera på, hur den är uppbyggd, hur beslut tas, osv. Att ha bra och vältäckande stadgar är livsviktigt för att en förening skall kunna fortsätta växa och bedriva sin verksamhet.

Då stadgarna är det som reglerar hur hela organisationen fungerar så brukar man väldigt sällan ändra på dem. Oftast så krävs faktiskt två likadana beslut på två årsmöten i rad för att kunna fastställa en stadgeförändring. En rekommendation vi brukar ge aspirerande föreningar är att titta på den kommuns villkor för hur stadgarna bör se ut där man har tänkt att sätta sitt säte. Vi vill undvika att missa en kommuns bidrag till föreningen för att ens stadgar inte möter villkoren som gäller.

Exempel på stadgar finns i vår dokumentbank tillsammans med en mall som ni själva lätt kan redigera till att möta era behov.

4. Konstituerande styrelsemöte

Efter att ni har genomgått ert nybildningsmöte där ni har antagit era stadgar, valt ett syfte och även valt er styrelse så är det dags för ett konstituerande styrelsemöte. Att konstituera sig innebär i föreningstermer att man grundar eller organiserar sig själva och för styrelsen är det extra viktigt. På ett konstituerande styrelsemöte kan ni dela upp mer praktiska uppgifter som kanske inte tänktes på under nybildningsmötet, eller roller som fortfarande behöver tillsättas.

Det viktgaste på ett konstituerande styrelsemöte är att bestämma vilka som har rätt att teckna firman för föreningen under verksamhetsåret. Att vara firmatecknare innebär att man får ingå avtal och ta beslut å föreningens vägnar gentemot andra parter. Ni behöver också bestämma om firmatecknarna kan göra det var för sig (ensamma), eller tillsammans.

Väljer ni tillsammans så behöver samtliga firmatecknare skriva under alla dokument för att föreningen enligt lag skall ha godkänt avtalet. Väljer ni var för sig, så kan varje individuell firmatecknare representera föreningen.

Vanligast är att ordförande och kassör blir firmatecknare, men viktigast är att se till så att rätt personer för just er organisation får teckna firman.

OBS! Det är oftast krav från banker och Skatteverket att protokoll signeras med bläckpenna på riktigt papper för att utgöra en originalhandling. E-signaturer accepteras inte alltid, vilket kan fördröja viktiga processer för er. Se därför till att ha det konstituerande styrelsemötet fysiskt om ni har möjlighet – det kommer att spara er tid.

5. Hur hanteras föreningens pengar?

Som medlemmar i Esport United kommer ni att få medlemsbidrag varje år samt möjlighet att ansöka om projektstöd för er verksamhet. Utöver dessa bidrag är det viktigt för föreningen att kunna ha egna inkomstkällor så att er verksamhet har möjlighet att bära sin egen vikt. Ni måste därför bestämma hur pengarna ska hanteras i föreningen.

Är föreningen liten och inte kommer att bedriva mer en väldigt lokal verksamhet i liten utsträckning så kanske det räcker att kassören öppnar ett separat konto som bara används för föreningens transaktioner. Skall ni göra någonting större än det så är vår starka rekommendation att öppna ett bankkonto som föreningen i sig äger. Då kommer ni behöva ansöka om ett organisationsnummer hos Skatteverket för att registrera er som en juridisk person. Det är också viktigt för att föreningen skall kunna ta del av många andra tjänster.

6. Nu har ni grundat er förening!

Efter steg 1-4 har ni nu officiellt grundat och konstituerat er förening, bra jobbat! För att kunna bli medlemmar i Esport United så skickar ni in era handlingar och beskriver er verksamhet till oss via formuläret på anslut förening. Så fort vi har läst igenom era protokoll och stadgar så hör vårt kansli av sig för att boka ett uppstartsmöte.

Välkomna!