INLÄMNING AV ÅRSRAPPORT

Det är nu dags för inlämning av Årsrapporten. Denna rapport ligger till grund för att få ta del av de tjänster som medlemskap i Esport United ger, där ibland föreningsbidraget som baseras på medlemsantalet i åldrarna 6-25.

Processen består av tre steg:

STEG 1 – Inskickning av handlingar

Föreningen skickar in handlingarna nämnda nedan genom per mail till info@esportunited.com.

Har ni problem med handlingarna kontakta info@esportunited.com för hjälp.

Vi föredrar digitala versioner av dessa dokument för snabbare hantering. Se längre ner i dokumentet för fördjupat information gällande vad dessa underlag skall innehålla.

  • Medlemsregister för 2019
  • Senaste årsmötesprotokollet (Justerat dvs underskrivet)
  • Senaste verksamhetsberättelse som täcker hela eller delar av 2019 (Underskrivet)
  • Senaste versionen av stadgar
  • Underlag hur en person blir medlem i er förening/organisation/kår

STEG 2 – Granskning av medlemmar

Esport United genomför en granskning av alla inlämnade handlingar för att bedöma att de uppfyller kraven på medlemskap. Samtidigt genomför vi en granskning av era medlemmar där vi skickar ut ett frågeformulär via e-post för att verifiera deras medlemskap och om de har haft möjlighet att påverka verksamheten.

Vi rekommenderar att ni i samband med inlämnandet av handlingarna meddelar era medlemmar om att detta formulär kommer skickas och vikten av att besvara den. Önskar ni, kan ni själva skicka ut denna formuläret till medlemmarna. Detta rekommenderas då vi sett att det ger en högre svarsfrekvens. Önskar ni detta vänligen hör av er till oss via info@esportunited.com i samband med er inlämning.

Förfrågningen är webbaserad, där tre enkla frågor ställs till medlemmen.
1. Är du medlem i XXX förening?
2. Nämn några av dem aktiviteter som din förening hållit under 2019
3. Har du deltagit vid årsmötet?

Efter att svaren inkommit från granskningen och alla handlingar blivit granskade tar vi beslut och meddelar detta skriftligt samt till er registrerade e-postadress. Vänligen notera att vi behöver en svarsfrekvens på minst 10 % av era medlemmar som bekräftar de är medlemmar i formuläret för att godkänna er inlämning.

Vid godkänd inlämning
Vid godkänd inlämning skickar vi ut kontrolluppgifter på vår uträkning av ert medlemsantal i er förening, detta är även kallat Verksamhetsredovisning. Dessa kontrolluppgifter ber vi er granska och se om det överensstämmer med era beräkningar. Överensstämmer detta så skall firmatecknare skriva under detta dokument och returnera till oss. Skulle vår beräkning av medlemsantal vara felaktigt, enligt era beräkningar, har ni då chansen att påvisa detta i detta steg genom att kontakta oss per epost.

Vid ej godkänd inlämning
Skulle föreningen få avslag har föreningen möjlighet att överklaga beslutet eller skicka in komplettering, instruktioner hur detta går till skickas tillsammans med det eventuella avslaget.

STEG 3 – Godkänd ansökan

Efter mottagandet av de underskrivna kontrolluppgifterna betalas bidraget ut som föreningens tilldelats tack vare sitt medlemsantal. Beslutet skickas till föreningen som underlag.
Handlingarna lämnas inte ut till tredje part, förutom till våra revisorer som måste granska allt material för att godkänna att vår egen granskning av föreningarnas handlingar håller tillräckligt hög nivå. Medlemsregistret som ni skickar in omvandlas sedan av oss till statistiken där vi lägger ihop Esport Uniteds alla föreningars medlemmar i grupperingar efter ålder. Totalen skickas sedan in till vår bidragsgivare. Inga personliga uppgifter förs vidare eller säljs till annan part.

VAD SKA INGÅ I UNDERLAGEN
Medlemsregister för 2019
Medlemsregister skall bestå av alla de medlemmar ni har vid slutdatumet 2019-12-31.  Nödvändiga uppgifter i medlemsregistret:
1. För och efternamn
2. Adress (Gata, postnummer och ort)
3. Email och/alternativt telefonnummer (Nödvändigt för att utföra vår förfrågning)
4. Kön
5. Personnummer (Sex första siffrorna endast nödvändiga)
6. Anslutningsdatum under 2019 (Det datum personen blev medlem eller omregistrerade/bekräftade sitt medlemskap)

Nedan kan ni se ett exempel på en korrekt medlemslista:

Datum i detta exempel visar det datumet personen blev medlem eller förnyade sitt medlemskap. Detta datum skall vara från 2019.

Inlämning av medlemslistan i ett format som stödjs av Excel, t.ex. xls.
Tänk på att Versaler och att listan ser ordentlig ut.

Exempel på korrekt information till medlemslista:

Datum

1/1/2019

Personnummer

19811218
Kön

Man

Förnamn

Erik
Efternamn

Exempelsson

C/O
Gatuaddress

Ekvägen 1
Postnummer

120 35

Ort

Tyresö

Land

Sverige

E-post

erikexempelsson@esportunited.com
Senaste årsmötesprotokollet
Detta underlag används för att bekräfta föreningens validitet och att föreningen har en demokratisk process samt efterföljer sina stadgar.

  • Inskickas underskrivet av firmatecknare.
  • Kopia av handling är acceptabelt, så länge underskrift finns tillgängligt.

Senaste verksamhetsberättelse
Detta underlag används för att se vad vårt tidigare bidrag till föreningen i fråga har hjälpt att skapat för verksamhet samt verifiera verksamhetens legitimitet. Verksamhetsberättelsen skall täcka så mycket av verksamheten under 2019 som möjligt. Exempel på Verksamhetsberättelse följer nedan.

  • Inskickas underskrivet av firmatecknare.

Exempel på verksamhetsberättelse följer

Verksamhetsberättelse 2019

Föreningen NAMN

Verksamhetsåret 2019-01-01 – 2019-12-31

Styrelsen

Styrelsen har bestått av

  • Ordförande NAMN
  • Kassör NAMN
  • Sekreterare NAMN
  • Ledamot NAMN

Samt suppleanter

  • NAMN

Styrelsen hade XX sammanträden under året

Övriga förtroendeposter

Valberedningen har bestått av

  • NAMN
  • NAMN

Revisorer

  • NAMN
  • NAMN

Viktiga händelser under året

Under året hände det här och det där.

Verksamheten i siffror

Under året ..

  • hade föreningen XX betalande medlemmar
  • genomfördes XX arrangemang
  • omsatteföreningen XX kr
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ordförande  		 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Kassör  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Sekreterare
 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ledamot  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ledamot  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ledamot

Senaste versionen av stadgar
Detta underlag används för att bekräfta att föreningen är öppen och demokratiskt organiserad.

Underlag hur medlemsansökningsprocessen ser ut
Detta underlag innebär att ni bifogar ett exempel av formuläret som era medlemmar använder för att bli medlemmar. Detta kan bestå av en inskanning eller skärmdump av formuläret i formatet pdf, jpg, gif, pdf eller png.

Har ni en process där ni inte använder blanketter eller formulär försök i så fall beskriva så väl som möjligt skriftligen hur denna process går till.
Senaste inlämningsdatum

Inlämning skall ske senast 1:a Maj 2020.
Desto tidigare årsrapporten lämnas in desto tidigare har ni också möjlighet att få ta del av Esport Uniteds tjänster. D.v.s. vi behandlar inlämnade handlingar successivt. Behövs förlängning vänligen hör av er. Behöver ni mer tid, vänligen kontakta oss via mail för snabbast hantering.

Handlingarna samt eventuella frågor kan skickas till martin@esportunited.com